Studiu de caz - extranet servicii de externalizare


Studiu de caz: Extranet pentru servicii contabile, resurse umane, taxe si consultanta juridica

studiu de caz

Obiective:

  • imbunatatirea fluxurilor de activitate in relatia cu clientii;
  • organizare si transfer fisiere - documente;
  • informare automata clienti etape activitati prestate si solicitari documente
Inainte de implementare extranet compania folosea pentru a trimite si primi fisiere emailul (sau aplicatii terte pentru transfer fisiere de dimensiuni mari) iar mii de mesaje de informare periodice catre sute clienti erau gestionate manual; toate solicitarile clientilor de a furniza documente din trecut erau procesate manual (adeseori inca o data). Desi exista un sistem de stocare fisiere, acesta era accesibil numai interiorul companiei, grupurilor de utilizatori interni.

Lemontask a oferit companiei o solutie robusta si sigura pentru extranet self-service in care:
  • utilizatorii clientilor isi incarca in platforma web documentele de input primare (documente fiscale, borderouri, contracte, etc) si primesc documentele finale / livrabilele (balante, declaratii, ordine de plata, etc); pot alege sa primeasca informari pe email instant sau zilnice cu fisierele disponibile in platforma; toate documentele sunt accesibile la cautare sau browse in structura de foldere si directoare proprii; documentele pot fi partajate prin linkuri criptate trimise pe email indiferente de dimensiune; structura de foldere si fisiere poate fi alterata standard (cut / copy / paste / rename / delete) de catre utilizatorii cu drepturi;
  • fiecarui client i se pot aloca template-uri personalizate de structuri de foldere;
  • utilizatorii clientilor sunt informati automat (email si la accesarea zonei lor din platforma) despre activitatile si solicitarile in relatia cu compania furnizoare de servicii; alertele si notificarile automate trimit linkuri catre folderele si / sau fisierele de interes;
  • activitatile repetitive sunt afisate intrun calendar personalizat fiecarui client;
  • interfata de administrare simplificata permite gestionarea utilizatorilor (cu drepturile de acces cu editare granulara), clientilor, contactelor si a activitatilor (repetitive) cu clientii;
  • aplicatia extranet este integrata in infrastructura hardware si beneficiaza de protocoalele de securitate client;
Compania a organizat astfel zona de self-service cu fisiere reducand nevoia de a raspunde clientilor la solicitari de documente. Compania s-a asigurat ca fiecare client este clar informat de activitatile in care trebuie sa trimita sau sa primeasca documente, confirmari sau alte actiuni.

Compania si-a extins activitatea in zona clientilor multinationali care au solicitat folosirea unui extranet.